Obsługa administracyjna nieruchomości w pełnym zakresie obejmuje poniższe czynności:
- Kontrola oraz nadzór nad firmami obsługującymi nieruchomość,
- Negocjacje z mieszkańcami w sprawie konfliktowych sytuacji,
- Opracowanie projektów rocznych planów gospodarczych nieruchomości zawierających plany remontowo – modernizacyjne i korekty tych planów zgodnie z oczekiwaniami Zarządu Wspólnoty lub spółdzielni,
- Realizację przyjętych planów gospodarczych i remontowych,
- Organizowanie przetargów ofert zbieranie ofert dotyczących usług świadczonych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej,
- Dobór lub pomoc w doborze firm świadczących usługi dla nieruchomości oraz przygotowywanie umów zawieranych z tymi firmami,
- Negocjowanie warunków oraz cen umów usług świadczonych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej,
- Przygotowanie zestawienia potrzeb remontowych i modernizacyjnych wraz z podaniem szacunkowego harmonogramu rzeczowo-finansowego,
- Organizację i prowadzenie zebrań wspólnoty mieszkaniowej, przygotowanie treści uchwał, regulaminów,
- Prowadzenie korespondencji z innymi podmiotami związanymi ze Wspólnotą Mieszkaniową (np. urząd miasta, ubezpieczyciele),
- Prowadzenie i archiwizacja dokumentów dotyczących: zebrań, uchwał, korespondencji z Członkami Wspólnoty Mieszkaniowej, zleceń i zamówień, zawartych umów, postępowania w sprawie zadłużeń, przychodów i wydatków nieruchomości,
- Spisywanie stanów liczników na nieruchomości, w celu prawidłowego rozliczenia mediów (C.W, Z.W, C.O, CT),
- Zbieranie podpisów pod uchwałami,
- Prowadzenie ewidencji lokali i ich użytkowników,
- Przyjmowanie zgłoszeń o awariach i usterkach i zlecanie ich napraw,
- Nadzór nad usuwaniem awarii i usterek,
- Rzetelne prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego wraz z zapewnieniem przeglądów technicznych, prowadzenie dokumentacji technicznej określonej przepisami - Książka Obiektu Budowlanego, dzienniki konserwacji, książki licznikowe, książki serwisowe,
- Zlecanie i nadzór nad terminowym dokonywaniem przeglądów wymaganych Prawem budowlanym (m.in. ogólnobudowlany, ochrony środowiska, p.poż., wentylacji i inne) oraz warunkami gwarancji,
- Nadzór nad prowadzonymi w ramach przyjętego planu gospodarczego remontami oraz modernizacjami,
- Zapewnienie nadzoru nad wykonywaniem prac remontowych oraz modernizacyjnych przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane,
- Doradztwo w zakresie budowlanym,
- Proponowanie rozwiązań ograniczających koszty i zwiększających bezpieczeństwo,
- Zapewnienie stabilnego zaopatrzenia w media (woda, ciepło, gaz, energia elektryczna),
- Udział w przeglądach gwarancyjnych nieruchomości.
Obsługa finansowo – księgowa:
- Prowadzenie ksiąg bądź ewidencji pozaksięgowych w sposób przewidziany
w Ustawie o rachunkowości, - Prowadzenie księgowości dodatkowej czytelnej dla odbiorcy we wcześniej ustalonej formie w tym podgląd konta przez www (np. e-kartoteka),
- Prowadzenie dokumentacji księgowej oraz kadrowej,
- Ustalanie każdego miesiąca wysokości składek na ubezpieczenia społeczne,
- Sporządzanie i przesyłanie do właściwego oddziału ZUS odpowiednich deklaracji rejestrujących i wyrejestrowujących z ubezpieczenia społecznego pracowników,
- Sporządzanie w imieniu Wspólnoty przelewów tytułem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
- Przygotowywanie list płac dla pracowników Wspólnoty,
- Przygotowywanie i przesyłanie do Urzędu Skarbowego deklaracji podatkowych PIT dotyczących osób związanych ze Wspólnotą stosunkiem prawnym na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- Przygotowywanie w imieniu Wspólnoty druków przelewów z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które uzyskują od Wspólnoty przychody na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- Przygotowywania rocznych deklaracji podatkowych osób związanych ze Wspólnotą umową o pracę, umową o dzieło lub umową zlecenia,
- Prowadzenie księgowości oraz ewidencji pozaksięgowych,
- Windykacja należności,
- Prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi oraz ZUS,
- Sporządzanie rozliczeń oraz raportów finansowych zgodnie z wymaganiami Zarządu,
- Doradztwo w zakresie finansowania działalności Wspólnoty m.in. możliwości pozyskiwania środków finansowych dla Wspólnoty.
Obsługa prawna:
- weryfikacja podpisywanych umów,
- windykacja należności na drodze sądowej i komorniczej,
- rozwiązywanie pojawiających się problemów prawnych,
- zapobieganie pojawiania się problemów prawnych
Obsługa Wspólnoty i ich Mieszkańców
- Organizowane i prowadzenie zebrań rocznych Wspólnoty,
- Prowadzenie elektronicznej tablicy informacyjnej z powiadomieniem e-mali Mieszkańców,
- Nadzór nad prawidłowością wykonywania usług sprzątania i ochrony kontrole dzienne i nocne,
- Prowadzenie i aktualizacja spisu lokali Właścicieli i Najemców wchodzących w skład nieruchomości,
- Sporządzanie budżetu Wspólnoty (planu gospodarczego) wg ustaleń Zarządu oraz skrupulatna kontrola jego wykonania,
- Kontrolowanie pracy księgowej oraz prowadzonej windykacji zaliczek na koszty zarządu mediów oraz fundusz remontowy.
Wspomaganie i doradztwo dla Zarządu Wspólnoty
- Opracowywanie wspólnych koncepcji działań i propozycja rozwiązania niektórych problemów,
- Negocjowanie umów z kontrahentami,
- Zbieranie głosów obiegiem w ramach otrzymanego pełnomocnictwa zarządu,
- Wspólne ustalenie procedur i wdrażanie ISO.